Mijn dochter is nog steeds blij als ze weer een keer een e-mailtje krijgt. De meeste van mijn klanten zijn dit stadium al lang en breed voorbij.

Met vijftig tot honderdvijftig nieuwe mails per dag die allemaal gelezen, misschien beantwoord en verwerkt moeten worden, gaat de lol er uiteindelijk wel een keer af.
Alleen het archiveren al. Sommige mensen laten hun mail gewoon in de inbox staan omdat het teveel moeite kost om het te archiveren. Net of je thuis de post ook alleen even openmaakt, doorkijkt en dan alles weer achteloos teruggooit op de deurmat. Na een paar weken kun je alleen nog via de achterdeur naar binnen.

Het heerlijke van een dagelijks lege inbox is dat je zeker weet dat alles is gezien, dat je overzicht hebt en dat je niet in de verleiding komt om ze meerdere keren door te lezen om te zien ‘of je er nog wat mee moet'.

Wat mij betreft wil ik dus wel archiveren, maar dan graag met een beetje pit, een beetje tempo. En als je dat wilt, moet je toch overwegen om afscheid te nemen van het hiërarchische archief.

De meeste professionals die ik ken archiveren hun mails in allemaal mapjes, die ze netjes hebben aangemaakt in een boomstructuur. De taxonomie van het werk en het leven als enige overblijfsel van het vak biologie vroeger op school. En traag dat het is! Helemaal als je vervolgens gaat slepen met de muis. Dat scheelt maar zo 50% van uw kostbare tijd. Zonde.

Ik doe het net even anders. Voor een paar projecten weet ik van te voren dat ik alle mails bij elkaar wil bewaren. Bijvoorbeeld omdat ik het later wil overdragen aan iemand anders. Voor die projecten maak ik inderdaad nog steeds wel aparte archiefmapjes aan.

Maar de rest van mijn mail - en bij mij is dat misschien wel 95% - verplaats ik na het verwerken met een sneltoets (Ctrl+Shift+V) naar één en dezelfde map: ‘Kort Archief'.

Als ik zo'n mailtje later weer nodig heb gebruik ik de zoekfunctie van Outlook (Ctrl+E). Stukken sneller, minder koppijn en elke dag een lege inbox.